Die Geschäftsidee ist gefunden, der Businessplan steht und die ersten Umsätze rieseln in die Kasse – höchste Zeit, sich zum Thema Steuern Gedanken zu machen. Als Freiberufler bist du ebenso wie Gewerbetreibende dazu verpflichtet, deine Einnahmen zu versteuern und diese Steuern regelmäßig ans Finanzamt abzuführen. Die Gründungsphase ist hier entscheidend. Jetzt stellst du die Weichen für eine langfristig ordnungsgemäße Buchführung und vorausschauende Steuerplanung. Das Werkzeug dazu gibt dir Sorted an die Hand.
In diesem Artikel erfährst du
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, Angaben zur Umsatzsteuer machen, Tätigkeit beschreiben und Steuernummer beantragen – als Freiberufler beziehungsweise Selbstständiger kämpfst du dich meist zunächst einmal selbst durch den Steuerdschungel.
Denn wer eine freiberufliche Tätigkeit ausübt, arbeitet meist als Solo-Selbstständiger, ist sein eigener Buchhalter und macht auch seine Steuern erst einmal selbst. Hohe Fixkosten kannst du dir zu Beginn kaum leisten. Umso wichtiger, genau im Bilde zu sein und zu wissen, wann du welche Steuern ans Finanzamt abführen musst – und welche Zahlungen diesbezüglich auf dich zukommen. Mit diesem Wissen kannst du besser kalkulieren und weißt, was du dir übers Jahr leisten kannst und wie viel du dir zur Seite legen solltest, um keine bösen Überraschungen mit Abgabe der Steuererklärung zu erleben.
Der erste Schritt in die Selbstständigkeit führt dich zu der grundlegenden Frage, ob dein Beruf unter die freien Katalogberufe fällt, oder ob du mit deiner Tätigkeit ein Gewerbe betreibst. Das ist sehr wichtig, denn was Freiberufler an Steuern zu zahlen haben, unterscheidet sich von den Steuerpflichten anderer Unternehmer.
Ob du gewerblich oder freiberuflich tätig bist, ist dabei nicht immer leicht zu beantworten. Die Beurteilung liegt letztendlich beim Finanzamt. Wenn feststeht, dass du gewerblich tätig bist, musst du dein Gewerbe anmelden. Damit unterliegst du ebenso wie jedes ander Unternehmen in Deutschland der Gewerbeordnung und bist gewerbesteuerpflichtig.
Du bist Gewerbetreibender? Wie du ganz einfach deine Gewerbesteuer berechnest, verraten wir dir in diesem Artikel.
Als Freiberufler betreibst du also kein Gewerbe und zahlst somit auch keine Gewerbesteuer. Für dich sind die
die relevantesten Steuerarten.
Als Freiberufler darfst du zwar nebenher Einkünfte aus einer gewerblichen Tätigkeit erwirtschaften, ohne dabei deinen Status als Freiberufler zu verlieren. Du musst jedoch genauestens darauf achten, deine freiberufliche nicht mit deiner gewerblichen Tätigkeit in Berührung kommen zu lassen.
Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, ist auch aufgrund der sich stark wandelnden Berufslandschaft nicht immer eindeutig. Typische, nicht auf den ersten Blick den Freien Berufen zuordenbare Tätigkeiten, sind etwa freiberufliche Programmierer oder Architekten sowie Tätigkeiten, die mit neuen Medien zu tun haben, wie freiberufliche Blogger, YouTuber, Influencer oder ähnliche.
Ebenso wie natürliche Personen unterliegen Freiberufler der Einkommensteuerpflicht. Wie der Name vermuten lässt, ist die Einkommensteuer jene Steuer, die du auf dein Einkommen entrichtest. In der Einkommensteuererklärung legst du dem Finanzamt dar, wie hoch deine Einnahmen aus der freiberuflichen Tätigkeit sind.
Anders als in einem Angestelltenverhältnis, in dem sich dein Arbeitgeber um die Deklarierung deines Einkommens kümmert, bist du hier selbst in der Verantwortung. Während dein Arbeitgeber die Lohnsteuer, eine Erhebungsform der Einkommensteuer, monatlich an die Finanzbehörden zahlt, ist bei Freiberuflern erst nach Ablauf des Geschäftsjahres bekannt wie viel Gewinn sie erwirtschaftet haben und demnach auch versteuern müssen.
Wird kein steuerlicher Berater hinzugezogen, der die Erklärung einreicht, muss die Steuererklärung von Freiberuflern spätestens zum 31. Juli des Folgejahres abgegeben werden. Übermittelt der Steuerberater die Erklärung, gilt der 28. Februar des zweiten Folgejahres als Abgabefrist.
Die Einkommensteuer wird erst ab einer bestimmten Summe fällig. Für das Steuerjahr 2020 sind es 9.408 Euro. Bei weniger Einkommen müssen Freiberufler keine Steuern zahlen. Bei allem, was darüber kommt, wird Einkommensteuer fällig. Dieser sogenannte Grundfreibetrag wird regelmäßig erhöht. 2019 betrug er noch 9.168 Euro, im Jahr 2018 waren es 9.000 Euro. Beachte, dass in diesen Freibetrag aber auch andere Einkünfte zum Beispiel aus nichtselbstständiger Arbeit, sprich einem Angestelltenverhältnis, miteinfließen.
Grundsätzlich gilt für Freiberufler: Je höher der Gewinn wird, desto mehr steigt die Steuer. Der Gewinn ist dein Umsatz abzüglich deiner Kosten. Dazu zählen auch private Kosten wie beispielsweise deine Krankenversicherungsbeiträge.
Für die Einkommensteuer wird der progressive Steuersatz angewandt und das heißt: Je mehr Einkommen du erzielst, desto mehr Einkommensteuer musst du abführen. Bei Gründern werden die zu zahlenden Steuern auf Grundlage des erwarteten Einkommens ermittelt.
Eine weitere für Freiberufler wichtige Steuer ist die Umsatzsteuer. Prinzipiell ist jeder Unternehmer, und damit auch jeder Selbstständige, umsatzsteuerpflichtig. Umgangssprachlich als Mehrwertsteuer bekannt, fällt diese für Freiberufler wichtige Steuer auf alle Umsätze an, die innerhalb Deutschlands erwirtschaftet werden. Für Unternehmer, auch freiberufliche, ist sie quasi ein durchlaufender Posten, die letztlich von dem privaten Endkonsumenten getragen wird. Der Unternehmer erhebt und sammelt die Steuer und führt sie direkt wieder an das Finanzamt ab.
Für Freiberufler bedeutet Umsatzsteuer abzuführen zunächst, Umsatzsteuer auf das vereinbarte Honorar aufzurechnen. Das kostet Zeit. Und wenn es zusätzlich viele private Kunden gibt, werden die Leistungen durch die Umsatzsteuer für diese teurer.
Deshalb starten viele freiberufliche Unternehmer zunächst als Kleinunternehmer. Die Kleinunternehmerregelung befreit bis zu einem Jahresumsatz von 22.00 Euro von der Umsatzsteuer.
Bei der Umsatzsteuer kommen zum einen der Regelsteuersatz von 19 Prozent (vorübergehend bis zum 31. Dezember 2020 infolge der Pandemie auf 16 Prozent reduziert), und zum anderen der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent (vorübergehend auf 5 Prozent gesenkt), zur Anwendung. Welcher Satz für dich gilt, hängt von der Art deines Produkts beziehungsweise deiner Dienstleistung ab.
Der Regelsteuersatz wird standardmäßig angewandt, sofern keine Ausnahme gilt. Bei Ausnahmen, etwa der Verkauf von Zeitungen, Büchern oder Magazinen, Kunstgegenstände, die dem Urheberrecht unterliegen, Eintrittsberechtigungen für Theater oder Museen, Personenbeförderung oder Essen zum Mitnehmen, darf der ermäßigte Steuersatz erhoben werden.
Um deine vereinnahmte Umsatzsteuer abzuführen, erstellst du in regelmäßigen Abständen eine Umsatzsteuervoranmeldung. Entweder einmal pro Monat oder einmal pro Quartal innerhalb eines Kalenderjahres reichst du die Anmeldung beim Finanzamt ein. Wie oft du zur Abgabe verpflichtet bist, wird von der Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr bestimmt, also der Umsatzsteuer, die du letztendlich an das Finanzamt innerhalb eines Jahres abgeführt hast.
Der Sinn dahinter besteht darin, dass das Finanzamt durch die regelmäßige Abgabe über das Jahr hinweg nicht so lange auf seine Steuereinnahmen warten muss. Und auch dir gibt es den Vorteil, nicht mit einem Mal deine gesamte Jahressteuerschuld zahlen zu müssen.
Außerdem hast du so einen besseren Überblick über deine Steuerzahlungen und weißt stets, mit welcher Steuerschuld du kalkulieren musst. Und auch auf die von dir auf betriebliche Anschaffungen geleistete Umsatzsteuer erhältst du somit früher vom Finanzamt rückerstattet.
Das Erstellen der Anmeldung ist relativ simpel: In einem zweiseitigen Formular erfasst du monatlich deine Einnahmen und Ausgaben aus der Umsatzsteuer. Abgabe- und gleichzeitig Zahlungsfrist ist der 10. des Folgemonats bei monatlicher Anmeldung. Du kannst aber auch eine Dauerfristverlängerung beantragen und dir einen Monat mehr Puffer verschaffen.
Deine Umsatzsteuer aus dem Monat September reichst du also spätestens bis zum 10. Oktober beim Finanzamt ein. Die quartalsweise Meldung schickst du entsprechend bis zum 10. des aufs Quartal folgenden Monats. Für das erste Quartal gilt zum Beispiel der 10. April.
Wichtig: Die Abgabe muss online erfolgen! Entweder über ELSTER – dem offiziellen Online-Portal des Finanzamts, oder einer Steuersoftware mit ELSTER-Schnittstelle.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Einige Berufsgruppen, wie etwa medizinische, sind von der Zahlung der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Ebenso Unternehmer, die im Vorjahr unter 1.000 Euro Umsatzsteuer eingenommen haben. Sie müssen nur einmal im Jahr die Umsatzsteuererklärung abgeben. Auch Kleinunternehmer sind umsatzsteuerbefreit und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen.
Wie oben beschrieben, ist prinzipiell erst einmal jedes Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und muss auf seine Umsätze Umsatzsteuer erheben. Freiberufler, die ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind und Lieferungen oder Leistungen anderer Unternehmen einkaufen, dürfen sich die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer, nun genannt Vorsteuer, wiederholen.
Die Vorsteuer ist sozusagen das Pendant zur Umsatzsteuer. Vorsteuer ist ebenfalls Umsatzsteuer – allerdings jene, die du selbst auf deine beruflichen Anschaffungen und Ausgaben bezahlt hast. Hier zahlst du zwar zunächst den Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer, im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung kannst du diese aber wieder von der Steuer absetzen und hast damit am Ende lediglich den Nettopreis gezahlt.
Zusammenfassend bedeutet das du deine aus der freiberuflichen Tätigkeit erhobene Umsatzsteuer mit der Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmen verrechnen darfst. Den restlichen Betrag leitest du dann als vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt weiter.
Kurz gesagt: Was ist Vorsteuer?
Vorsteuer ist Synonym für Umsatzsteuer in Eingangsrechnungen. Ist der Empfänger ebenfalls Unternehmer – wichtig: kein Kleinunternehmer – und weist die Umsatzsteuer gesondert auf seiner Rechnung aus, kann die Vorsteuer vom Finanzamt zurückgefordert werden.
Hier kann es sogar vorkommen, dass in Perioden mit hohen Ausgaben etwa für deine Büroausstattung oder dein Arbeitsequipment, du eine Erstattung von dem Finanzamt erhältst, da du mehr Vorsteuer gezahlt, als Umsatzsteuer eingenommen, hast.
Für Freiberufler ist die Vorsteuer sozusagen das Pendant zur Umsatzsteuer. Vorsteuer ist ebenfalls Umsatzsteuer – allerdings jene, die du selbst auf deine beruflichen Anschaffungen und Ausgaben bezahlt hast. Vorsteuer ist also die Umsatzsteuer, welche der Unternehmer – ob freiberuflich oder gewerblich – selbst von anderen Unternehmen berechnet bekommt.
Deine aus der freiberuflichen Tätigkeit erhobene Umsatzsteuer darfst du mit der Vorsteuer verrechnen. Wenn du als Freiberufler selbst Umsatzsteuer zahlst, etwa auf Lieferantenrechnungen oder deine Büroausstattung, kannst du deine gezahlten Vorsteuerbeträge von deiner vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen. Den restlichen Betrag leitest du dann als vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt weiter.
Das Recht des Unternehmers, von seiner Umsatzsteuerschuld die Vorsteuer abzuziehen, wird als Vorsteuerabzug bezeichnet. Dazu muss der Unternehmer grundsätzlich zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sein. Der Begriff stammt aus dem Umsatzsteuergesetz §§ 15, 15a UStG und berechtigt ausschließlich Unternehmer und nur unter bestimmten Voraussetzungen dazu, von ihrer Umsatzsteuerschuld die entrichtete Vorsteuer abzuziehen und somit ihre Steuerlast zu senken. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt? Finde es heraus!
Als Freiberufler kannst du viele deiner Betriebskosten von der Steuer absetzen. Gerade am Anfang kommt da einiges zusammen, schließlich musst du deinen Arbeitsplatz selbstständig einrichten.
Viele Freiberufler starten zunächst als Kleinunternehmer. Das bietet viele Vorteile. Der größte ist zu Beginn sicher die Befreiung von der Umsatzsteuer und die damit entfallenden Umsatzsteuervoranmeldungen. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis, und auch die Steuerberater-Kosten fallen geringer aus. Normalerweise müssen Freiberufler, wie jeder andere Unternehmer und Selbstständige, Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Für Kleinunternehmer gibt es hier eine Ausnahmeregelung: Solange du mit deiner Unternehmung die Umsatzgrenzen von
nicht überschreitest, kannst du die Regelung beanspruchen und dich damit von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Dies ist im Umsatzsteuergesetz UStG § 19 geregelt.
Besonders in der frühen Phase deiner freiberuflichen Tätigkeit bietet das Entlastung und reduziert deine Steuerpflichten deutlich. Es gilt allerdings auch Nachteile zu bedenken. Die Frage nach der steuerlichen Behandlung von Kleinunternehmern, beantwortet dir unser Artikel zum Thema.
Mit Beginn ihrer Tätigkeit müssen Freiberufler Steuern zahlen – daran führt kein Weg vorbei. Welche das im Einzelnen sind, entnimmst du den vorangegangenen Kapiteln. Fakt ist: Es kommt Einiges zusammen. Die Frage, wie viel dir nach Zahlung deiner Steuern noch an Einkommen bleibt, ist die wahrscheinlich wichtigste für Freiberufler, die Steuern zahlen. Es gilt also, deinen Gewinn zu ermitteln.
Die einfachste und gängigste Methode für Freiberufler ist die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Die Rechnung kannst du entweder eigenständig erstellen oder einen Steuerberater betrauen, der die EÜR als Anlage zusammen mit deiner Steuererklärung einreicht.
Das Verfahren gestaltet sich simpel: Der unternehmerische Gewinn wird innerhalb eines Kalenderjahres berechnet und das Ergebnis zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung dem Finanzamt gegenüber erklärt. Die Alternative ist die Bilanz. Erfahre mehr darüber, wie das im Einzelnen funktioniert und was Freiberufler beachten müssen.
Wir machen keine Steuerberatung. Wende dich bitte an einen Steuerberater, um eine genaue Auskunft zu deinem speziellen Fall zu erhalten. Du kannst jederzeit einen Steuerberater über Sorted anfragen. Alle Angaben ohne Gewähr.
